مراحل ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد

  راهنمای گام‌به‌گام ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار 

 ثبت پروپوزال در پژوهشیار یک فرآیند چندمرحله‌ای !

سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد اسلامی، پورتال رسمی و انحصاری مدیریت فرآیندهای پژوهشی دانشجویان تحصیلات تکمیلی است. برخلاف تصور بسیاری از دانشجویان، ثبت پروپوزال در این سامانه یک کار یک‌مرحله‌ای نیست. این فرآیند شامل زنجیره‌ای از مراحل به‌هم‌پیوسته است که هر مرحله، پیش‌نیاز مرحله بعدی محسوب می‌شود.

طبق اعلام رسمی معاونت پژوهشی دانشگاه آزاد، تمامی مراحل فرآیند پایان‌نامه (ثبت پروپوزال، تکمیل و بارگذاری فرم‌های پژوهشی، دریافت کد اخلاق و ثبت گزارش مرحله نهایی دفاع) به‌صورت کاملاً غیرحضوری و منحصراً از طریق سامانه پژوهشیار انجام می‌شود. این یعنی دانشجو نیازی به مراجعه مکرر حضوری به دانشکده یا معاونت پژوهشی ندارد، اما در عوض باید با ترتیب دقیق مراحل سامانه آشنا باشد.

در این راهنما، گام‌به‌گام از لحظه ورود به سامانه تا دریافت کد پایان‌نامه را توضیح می‌دهیم و در هر مرحله، نکات حیاتی و اشتباهات رایج را یادآور می‌شویم.

💎 نکته طلایی:
«در پژوهشیار، ترتیب مراحل اجباری است. نمی‌توانید مرحله ۳ را قبل از مرحله ۲ انجام دهید. اگر یکی از مراحل را رد کنید یا به تأخیر بیندازید، کل زنجیره متوقف می‌شود. پس نقشه راه را از قبل بشناسید.»

نقشه کلی فرآیند ثبت پروپوزال در پژوهشیار

فرآیند ثبت پروپوزال در پژوهشیار از سه فاز اصلی تشکیل شده است:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  فاز ۱: فعال‌سازی (ورود + درخواست استاد راهنما)        │
│  (تا تأیید نشود، بخش ثبت پروپوزال قفل است)            │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
                         ⬇️
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  فاز ۲: تکمیل و بارگذاری پروپوزال                     │
│  (تکمیل فرم آنلاین + بارگذاری ضمائم)                 │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
                         ⬇️
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  فاز ۳: گردش کار تصویب و دریافت کد پایان‌نامه         │
│  (استاد راهنما ← مدیر گروه ← شورای گروه ← دانشکده)    │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

فاز اول ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار  : فعال‌سازی — درخواست استاد راهنما

گام ۱: ثبت‌نام و ورود به سامانه

آدرس رسمی سامانه پژوهشیار: https://ris.iau.ac.ir

اگر برای اولین بار وارد می‌شوید، باید حساب کاربری ایجاد کنید. اطلاعات خواسته‌شده (نام، کد ملی، اطلاعات تحصیلی و…) را با دقت وارد نمایید.

⚠️ هشدار حیاتی: در هنگام ثبت‌نام، مرکز هدف اول (دانشکده محل تحصیل) و مرکز هدف دوم (گروه آموزشی) را بسیار دقیق انتخاب کنید. مرکز هدف اول فقط یک بار قابل انتخاب است و اصلاح آن نیازمند هماهنگی با پشتیبانی سامانه است.

گام ۲: ثبت درخواست استاد راهنما

پس از ورود به کارتابل شخصی، از منوی «فعالیت‌های شما»، گزینه «ایجاد فعالیت جدید» را انتخاب کنید. سپس نوع فعالیت را «پایان‌نامه/رساله» انتخاب نمایید و مقطع تحصیلی خود را به‌درستی مشخص کنید.

نکته بسیار مهم: در این مرحله، شما باید استاد راهنما (و در صورت نیاز استاد مشاور) را از فهرست اساتید دارای ظرفیت انتخاب کنید. توجه داشته باشید که در پژوهشیار، ظرفیت استادان به دو بخش تقسیم می‌شود:

• موضوع آزاد: دانشجو هر موضوعی مرتبط با رشته خود انتخاب می‌کند

• موضوع با زمینه پژوهشی: موضوع باید مرتبط با زمینه پژوهشی تعیین‌شده توسط استاد باشد

گام ۳: انتظار برای تأیید استاد راهنما و مدیر گروه

پس از ثبت درخواست، یک پیام سیستمی برای استاد راهنما ارسال می‌شود. تا زمانی که استاد راهنما درخواست شما را تأیید نکند، امکان ادامه فرآیند وجود ندارد.

پس از تأیید استاد، درخواست به مدیر گروه ارسال می‌شود. فقط پس از تأیید نهایی مدیر گروه، لینک ارسال و بارگذاری پروپوزال برای شما فعال می‌شود.

🚨 گلوگاه اصلی: این مرحله می‌تواند ۲ تا ۴ هفته زمان ببرد. اگر استاد راهنما پاسخگو نباشد یا مدیر گروه درخواست را تأیید نکند، فرآیند شما قفل می‌شود. پیگیری از طریق بخش «مکاتبات پژوهشیار» می‌تواند این زمان را کوتاه‌تر کند.

💎 نکته طلایی:
«در پژوهشیار، اولین کلیک شما سرنوشت‌ساز است. اگر استاد راهنما یا مدیر گروه پاسخگو نباشند، شما هیچ کاری نمی‌توانید بکنید. پس قبل از ثبت درخواست، از پاسخگو بودن استاد مطمئن شوید و اگر لازم است، از طریق مکاتبات پژوهشیار پیگیری کنید.»

فاز دوم ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار : تکمیل و بارگذاری پروپوزال

گام ۴: استعلام پیشینه پژوهش از ایرانداک

قبل از بارگذاری پروپوزال، باید استعلام پیشینه موضوع را از سامانه ایرانداک انجام دهید. این مرحله الزامی است و بدون آن، پروپوزال شما عودت داده می‌شود.

مراحل استعلام پیشینه:

۱. مراجعه به https://irandoc.ac.ir و دریافت گواهی پیشینه پژوهش
۲. فوروارد گزارش ایرانداک به ایمیل مربوطه (مانند ESALAT@KHUISF.AC.IR). توجه: ایمیل ایرانداک حتماً فقط فوروارد شود، نه Forward معمولی.
۳. تصویر صفحه جستجوی پایان‌نامه از سایت سیکا دانشگاه آزاد (http://sika.iau.ir) با کلید Print Screen تهیه کنید.

⚠️ هشدار جدی: جهت جلوگیری از عودت پروپوزال، استعلام ایرانداک، اصالت‌سنجی و سیکا را در ابتدای تعیین موضوع انجام دهید. اگر مشابهت نشان داد، پیش از ورود به مراحل اداری، موضوع را تغییر دهید.

گام ۵ ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار : تکمیل فرم آنلاین پروپوزال

پس از فعال شدن لینک ثبت پروپوزال، وارد کارتابل شخصی خود شوید. از مسیر «فعالیت‌های شما» ← «فعالیت ارسالی شما» ← «پروپوزال کارشناسی ارشد/دکتری» وارد شوید.

روی علامت قلم (ویرایش) کلیک کنید و قسمت‌های ستاره‌دار را تکمیل نمایید. تمام بخش‌های پروپوزال با آنچه در سامانه پژوهشیار وارد می‌شود باید انطباق کامل داشته باشد.

نکته مهم: عنوان پایان‌نامه باید دقیقاً با عنوانی که در جلسه دفاع تصویب شده یکسان باشد. هرگونه مغایرت، باعث محرومیت دانشجو از شرکت در جلسات پیش‌دفاع خواهد شد.

گام ۶: بارگذاری ضمائم در قالب یک فایل PDF

این مرحله حساس‌ترین بخش ثبت پروپوزال است. شما باید تمام مدارک زیر را به ترتیب در قسمت ضمائم بارگذاری کنید. عدم پیوست هر یک از این موارد، منجر به عودت پروپوزال به مرحله قبل می‌شود:

مدارک الزامی:

۱. فایل تکمیل‌شده پروپوزال طبق فرمت دانشگاه (بدون اخذ امضاهای مربوطه)
۲. استعلام پیشینه پژوهش (شامل سه مورد: گزارش ایرانداک، گزارش اصالت‌سنجی دانشگاه آزاد، و تصویر صفحه جستجوی سیکا)
۳. تصویر فرم تعهدنامه دانشجو و اساتید در قبال نتایج حاصل از پایان‌نامه (فرم امضاشده)

روش ادغام فایل‌ها: تمام موارد مذکور را به همان ترتیب بالا در یک نرم‌افزار (مثل Word) قرار دهید و سپس از طریق Save as PDF، خروجی PDF بگیرید.

💎 نکته طلایی:
«اگر فقط یکی از این سه مدرک را فراموش کنید، پروپوزال شما بدون بررسی عودت داده می‌شود و باید از صفر شروع کنید. این یعنی هفته‌ها اتلاف وقت. پس قبل از کلیک روی ارسال، چک‌لیست را دوباره بررسی کنید.»

فاز سوم ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار  : گردش کار تصویب و دریافت کد پایان‌نامه

گام ۷: ارسال نهایی و قفل شدن ویرایش

پس از تکمیل تمام بخش‌ها و بارگذاری ضمائم، روی گزینه «خاتمه و ارسال» کلیک کنید. پس از این کلیک، پروپوزال شما برای اساتید راهنما/مشاور ارسال می‌شود و امکان ویرایش وجود ندارد.

⚠️ هشدار: اگر پس از ارسال، نیاز به ویرایش داشته باشید، باید مراتب را به استاد راهنما و مدیر گروه اطلاع دهید. ویرایش در مرحله ۲ توسط استاد راهنما و در مرحله ۳ توسط مدیر گروه فعال می‌شود.

گام ۸: بررسی استاد راهنما و ارسال به شورای گروه

استاد راهنما پروپوزال شما را بررسی می‌کند. پس از تأیید، پروپوزال برای مدیر گروه ارسال می‌شود.

مدیر گروه پروپوزال را برای اعضای شورای تخصصی گروه ارسال می‌کند. اعضای شورا نظرات اصلاحی خود را ارائه می‌دهند و دانشجو باید اصلاحات مورد نظر را انجام دهد.

گام ۹: تصویب در شورای گروه و تنظیم صورتجلسه

پس از انجام اصلاحات، مدیر گروه پروپوزال را بررسی و تأیید نهایی می‌کند و صورتجلسه گروه را در سامانه تنظیم می‌نماید. سپس پروپوزال برای شورای دانشکده ارسال می‌شود.

گام ۱۰: تصویب در شورای دانشکده و اخذ کد پایان‌نامه

شورای دانشکده پروپوزال را بررسی و تأیید می‌کند. پس از تأیید نهایی، صورتجلسه دانشکده در سامانه تنظیم می‌شود.

در نهایت، کارشناس پژوهشی پس از تأیید تمام مراحل، کد پایان‌نامه را برای دانشجو صادر می‌کند.

جدول جمع‌بندی: مسیر کامل ثبت پروپوزال در پژوهشیار

پنج اشتباه رایج که باعث عودت پروپوزال می‌شود

۱. فراموش کردن یکی از ضمائم

عدم پیوست هر یک از سه مدرک الزامی (پروپوزال، پیشینه، تعهدنامه) منجر به عودت پروپوزال می‌شود.

۲. انجام دیرهنگام استعلام پیشینه

استعلام ایرانداک / اصالت‌سنج / سیکا باید در ابتدای تعیین موضوع انجام شود. اگر بعد از ورود به مراحل اداری انجام دهید و مشابهت نشان دهد، باید از صفر شروع کنید.

۳. عدم تطابق عنوان در سامانه و فایل

عنوان پایان‌نامه در سامانه باید دقیقاً با عنوان مصوب جلسه دفاع یکسان باشد. هرگونه مغایرت، باعث محرومیت از پیش‌دفاع می‌شود.

۴. ارسال نهایی بدون بازبینی

پس از کلیک روی «خاتمه و ارسال»، امکان ویرایش وجود ندارد. اگر اشتباهی کرده باشید، باید از استاد راهنما یا مدیر گروه بخواهید ویرایش را فعال کند.

۵. انتخاب اشتباه مرکز هدف اول

مرکز هدف اول فقط یک بار قابل انتخاب است. اگر دانشکده را اشتباه انتخاب کنید، اصلاح آن نیازمند هماهنگی با پشتیبانی سامانه است.

سوالات متداول (FAQ) ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار 

۱. چرا استاد راهنما درخواست من را نمی‌بیند؟

در صورتی که دانشجو نام استاد راهنما را به‌درستی انتخاب کرده باشد، درخواست حتماً برای او ارسال می‌شود. در غیر این صورت، مراتب را به واحد پشتیبانی اطلاع دهید.

۲. چرا مدیر گروه درخواست من را نمی‌بیند؟

دانشجو باید در انتخاب مرکز دریافت‌کننده دقت کند. اگر مطمئن هستید که مرکز را درست انتخاب کرده‌اید، این موضوع را از واحد دانشگاهی خود پیگیری نمایید.

۳. اگر نیاز به تغییر در درخواست اساتید داشته باشم، چه کنم؟

پس از کلیک روی «خاتمه و ارسال»، امکان ویرایش وجود ندارد. برای ویرایش، باید مراتب را به استاد راهنما و مدیر گروه اطلاع دهید. اگر درخواست در مرحله ۲ باشد، ویرایش توسط استاد راهنما فعال می‌شود؛ اگر در مرحله ۳ باشد، توسط مدیر گروه.

۴. آیا می‌توانم بدون تأیید استاد راهنما پروپوزال ثبت کنم؟

خیر. تا زمانی که درخواست استاد راهنما به طور کامل (تأیید استاد + تأیید مدیر گروه) تایید نشود، لینک ثبت و بارگذاری پروپوزال فعال نمی‌شود.

۵. مدارک الزامی برای بارگذاری در ضمائم چیست؟

سه مدرک: (۱) فایل تکمیل‌شده پروپوزال طبق فرمت دانشگاه (بدون امضا)، (۲) استعلام پیشینه پژوهش (شامل ایرانداک، اصالت‌سنجی و سیکا)، (۳) تصویر فرم تعهدنامه امضاشده دانشجو و اساتید.

۶. اگر پروپوزال من عودت داده شود، چه کنم؟

وارد سامانه شوید، دلیل عودت را از بخش «مکاتبات» مشاهده کنید، مدارک ناقص را تکمیل کنید و دوباره از مرحله قبل اقدام نمایید.

۷. چگونه با کارشناس پژوهشی در ارتباط باشم؟

از بخش «مکاتبات» در پژوهشیار می‌توانید با کارشناس دانشکده در ارتباط باشید یا پیغام‌های دانشکده را دریافت کنید.

۸. کد پایان‌نامه چه زمانی صادر می‌شود؟

پس از تأیید تمام مراحل (شورای گروه + شورای دانشکده) و گذراندن کارگاه فرایند پژوهشی (در صورت لزوم)، کارشناس پژوهشی کد پایان‌نامه را صادر می‌کند.

🚀 ثبت پروپوزال در پژوهشیار با تیم توت‌وب

اگر در هر یک از مراحل ثبت پروپوزال در سامانه پژوهشیار — از درخواست استاد راهنما تا دریافت کد پایان‌نامه — به کمک فوری نیاز دارید، تیم توت‌وب آماده خدمت‌رسانی است.

چرا توت‌وب؟

• ✅ تسلط کامل بر سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد

• ✅ آشنایی دقیق با فرمت‌ها و مدارک الزامی هر مرحله

• ✅ پیگیری تا تأیید نهایی استاد راهنما و مدیر گروه

• ✅ بررسی و چک‌لیست ضمائم قبل از ارسال نهایی

• ✅ راهنمایی برای استعلام پیشینه و رفع مشابهت‌یابی

• ✅ رعایت کامل امانت‌داری علمی

خدمات توت‌وب برای ثبت پروپوزال

⚖️ تعهد توت‌وب: امانت‌داری علمی

تیم توت‌وب کاملاً متعهد به اصول امانت‌داری علمی است. تمام خدمات ما در چارچوب قوانین دانشگاه آزاد و آیین‌نامه‌های پژوهشی ارائه می‌شود. هدف ما تسریع فرآیند اداری و رفع گلوگاه‌ها است — نه دور زدن قوانین. ما به شما کمک می‌کنیم تا در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت، پروپوزال خود را در پژوهشیار ثبت کنید.

📞 همین حالا با تیم توت‌وب تماس بگیرید و بگویید در کدام مرحله از ثبت پروپوزال گیر کرده‌اید.

📱 شماره تماس: ۰۹۳۰۹۰۷۱۰۷۷

🌐 tootweb.ir